Mitä eroa on toimiston ja monitilatoimiston vuokrauksessa?

Toimiston vuokraaminen on tärkeä päätös yrityksellesi. Valinta perinteisen toimiston ja monitilatoimiston välillä vaikuttaa merkittävästi työympäristöön, kustannuksiin ja yrityskulttuuriin. Me Tuloskiinteistöillä autamme päivittäin yrityksiä löytämään juuri heidän tarpeisiinsa sopivat toimitilaratkaisut yrityksesi tarpeisiin sopiviksi. Tässä artikkelissa selvitämme näiden kahden toimistomallin keskeiset erot, jotta voit tehdä yrityksellesi parhaiten sopivan valinnan.

Mitä eroa on perinteisen toimiston ja monitilatoimiston välillä?

Perinteinen toimisto koostuu tyypillisesti erillisistä työhuoneista tai avotoimistosta, jossa jokaisella työntekijällä on oma nimetty työpiste. Monitilatoimisto puolestaan tarjoaa erilaisia työskentelyvyöhykkeitä eri työtehtäviä varten ilman nimettyjä työpisteitä.

Perinteisessä toimistossa tilankäyttö on usein jäykempää. Työntekijät työskentelevät joko omissa huoneissaan tai avotilassa kiinteillä työpisteillä. Tällainen järjestely tukee keskittymistä vaativaa yksilötyötä ja tarjoaa selkeän oman tilan.

Monitilatoimisto sen sijaan jakautuu toiminnallisiin vyöhykkeisiin kuten:

• Hiljaisen työn alueet syvää keskittymistä vaativiin tehtäviin
• Yhteistyötilat tiimityöskentelyyn ja palavereihin
• Kohtaamispaikat epämuodollisiin keskusteluihin
• Puheluhuoneet tai -tilat yksityisiä puheluita varten
• Taukotilat rentoutumiseen ja verkostoitumiseen

Monitilatoimiston perusajatus on, että työntekijä valitsee päivän aikana sopivan tilan kulloisenkin työtehtävän mukaan. Tämä mahdollistaa tilojen tehokkaamman käytön, kun kaikki työpisteet eivät ole jatkuvasti varattuja.

Miten monitilatoimiston vuokrakustannukset eroavat perinteisestä toimistosta?

Monitilatoimisto on yleensä kustannustehokkaampi ratkaisu, sillä se vähentää tarvittavaa neliömäärää työntekijää kohden. Perinteisessä toimistomallissa tarvitaan tyypillisesti 15-20 m² työntekijää kohden, kun monitilatoimistossa voidaan päästä jopa 10-12 neliömetriin työntekijää kohden.

Tämä tilatehokkuus näkyy suoraan vuokrakustannuksissa. Esimerkiksi 50 hengen yritykselle ero voi olla merkittävä, etenkin Helsingin kaltaisilla alueilla, joissa toimitilojen vuokraus on kallista. Vuokrakustannusten lisäksi säästöjä syntyy myös:

• Pienemmistä siivouskustannuksista
• Alhaisemmista energiakustannuksista
• Vähäisemmästä kalusteisiin sidotusta pääomasta

On kuitenkin huomioitava, että monitilatoimiston perustaminen vaatii usein enemmän suunnittelua ja investointeja erilaisiin tilaratkaisuihin. Äänenhallintaan, valaistukseen ja teknisiin ratkaisuihin on panostettava, jotta eri työskentelyvyöhykkeet toimivat tarkoituksenmukaisesti.

Me Tuloskiinteistöillä autamme asiakkaitamme arvioimaan eri vaihtoehtojen kokonaiskustannuksia ja löytämään taloudellisesti järkevän ratkaisun, joka tukee yrityksen toimintaa pitkällä aikavälillä.

Millaisille yrityksille monitilatoimisto sopii parhaiten?

Monitilatoimisto soveltuu erityisen hyvin yrityksille, joiden työntekijät tekevät vaihtelevaa työtä ja liikkuvat paljon. Parhaiten tästä toimistomallista hyötyvät yritykset, joiden työkulttuurissa korostuu yhteistyö, joustavuus ja innovatiivisuus.

Monitilatoimisto on ihanteellinen ratkaisu:

• Projektiluontoista työtä tekeville yrityksille, joissa tiimikokoonpanot vaihtuvat usein
• Yrityksille, joissa etätyö on yleistä ja toimistolla käydään epäsäännöllisesti
• Kasvuyrityksille, jotka tarvitsevat joustavaa tilaa henkilöstömäärän muuttuessa
• Luoville aloille, joissa tarvitaan sekä yhteistyötä että keskittymisrauhaa

Perinteinen toimisto puolestaan voi olla parempi vaihtoehto yrityksille, joissa:

• Työntekijät tarvitsevat paljon henkilökohtaista tilaa tai erityisvarusteita
• Työ vaatii jatkuvaa syvää keskittymistä
• Käsitellään paljon luottamuksellista materiaalia
• Yrityskulttuuri arvostaa yksityisyyttä ja selkeitä rakenteita

Yrityksen koko ei sinänsä määritä sopivuutta jompaankumpaan malliin – olennaista on työn luonne ja yrityskulttuuri.

Mitä etuja monitilatoimisto tarjoaa verrattuna perinteiseen toimistoon?

Monitilatoimisto tarjoaa useita etuja, jotka voivat parantaa työn tehokkuutta ja työhyvinvointia. Keskeisimmät hyödyt ovat joustavuus, yhteistyön helpottuminen ja tilankäytön tehokkuus.

Monitilatoimiston merkittävimmät edut:

• Työtehtävien mukaan räätälöidyt tilat – työntekijä voi valita sopivan tilan kulloiseenkin työtehtävään
• Parantunut vuorovaikutus – matala kynnys yhteistyöhön ja spontaaneihin kohtaamisiin
• Tilatehokkuus – sama neliömäärä palvelee useampia työntekijöitä
• Joustavuus muutoksissa – tilaa voidaan muokata tarpeiden muuttuessa
• Vähentynyt siiloutuminen – osastojen väliset raja-aidat madaltuvat

Olemme huomanneet, että hyvin suunniteltu monitilatoimisto voi merkittävästi parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja tuottavuutta. Tärkeää on kuitenkin suunnitella tilat huolellisesti yrityksen todellisten tarpeiden pohjalta ja varmistaa, että kaikki työntekijät saavat riittävän perehdytyksen tilojen käyttöön.

Perinteisen toimiston edut liittyvät usein työrauhaan, yksityisyyteen ja selkeään rakenteeseen, jotka voivat olla joillekin yrityksille ja työntekijöille erittäin tärkeitä.

Miten valita oikea toimistoratkaisu yrityksellesi?

Oikean toimistoratkaisun valinta lähtee yrityksesi todellisten tarpeiden tunnistamisesta. Arvioi ensin, millaista työtä yrityksessäsi tehdään ja millainen työkulttuuri teillä on tai mihin suuntaan haluatte sitä kehittää.

Huomioi valinnassa nämä tekijät:

1. Työtehtävien luonne – vaatiiko työ keskittymistä, yhteistyötä vai molempia
2. Liikkuvuus – kuinka paljon työntekijät ovat toimistolla vs. asiakkailla tai etänä
3. Kasvunäkymät – onko henkilöstömäärä kasvamassa lähitulevaisuudessa
4. Budjetti – paljonko olette valmiita investoimaan toimitiloihin
5. Sijainti – mikä on optimaalinen sijainti työntekijöiden ja asiakkaiden kannalta

Me autamme löytämään yrityksellesi sopivimman ratkaisun. Laaja kokemuksemme toimitilojen vuokrauksesta Helsingissä ja muualla Suomessa auttaa meitä ymmärtämään erilaisten yritysten tarpeita.

Tarjoamme maksutonta neuvontaa toimitilaratkaisuissa, oli kyseessä sitten perinteinen toimisto tai moderni monitilatoimisto. Yhdessä voimme kartoittaa tarpeenne ja löytää toimistotilan, joka tukee liiketoimintanne tavoitteita ja työkulttuurianne.

Muista, että toimistotila on muutakin kuin pelkkä kulu – se on investointi työntekijöiden viihtyvyyteen, yrityskulttuuriin ja tehokkuuteen. Oikea ratkaisu voi tuoda merkittäviä hyötyjä pitkällä aikavälillä.